Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz.3 Ile kosztuje prowadzenie biura

Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz.3 Ile kosztuje prowadzenie biura?

W poprzednich wpisach o początkach założenia własnej firmy projektowej, opisałam od czego należy zacząć, z jaką papierologią zmierzyć się, aby bezboleśnie przejść przez ten etap oraz jakich narzędzi używać do prowadzenia własnego biznesu. Dziś poruszymy temat kosztów prowadzenia firmy, ile kosztuje jej miesięczne utrzymanie a przede wszystkim czy da się prowadzić biznes niemal za darmo, generując same zyski?

Jeśli zastanawiasz się jak założyć pracownię projektowania wnętrz, w tym i innych wpisach dowiesz się:

  • jak się za to zabrać?
  • o czym pamiętać na początku?
  • jak wybrać nazwę?
  • jakie formalności musisz załatwić?
  • jakie narzędzia pomogą Ci w prowadzeniu biznesu?
  • ile kosztuje założenie własnej firmy?
  • co powinno znaleźć się w wyposażeniu biura projektowego?
  • jak nie stać w miejscu i się rozwijać?

ZOBACZ TEŻ:  Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz.1 Od czego zacząć? Jakie dopełnić formalności?

ZOBACZ TEŻ: Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz.2 Narzędzia, które pomagają w pracy architekta.

Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz.3 Ile kosztuje prowadzenie biura 2

Pieniądze na rozpoczęcie własnej działalności

Z otwarciem własnej firmy wiążą się dodatkowe obowiązki i umiejętności, które musimy nabyć w trybie pilnym. Oprócz zdolności marketingowych, handlowych, sprzedażowych, księgowych, prawniczych i organizacyjnych, trzeba również wykazać się nieszablowych myśleniem i wychodzeniem poza schematy. A to wszystko, aby zaproponować usługę lub produkt, który będzie wyróżniał się na tle konkurencji. Konkurencji, która ma już swój dorobek, portfolio, kontakty i “portfel klientów”. Jednak młody architekt nie jest na straconej pozycji. Rozpoczynając swój biznes przewaga polega na świeżym myśleniu, chęci i energii do działania i wiary w sukces. I oby tego zastrzyku dobrych fluidów starczyło na pierwsze kryzysowe półrocze. Aby nie zderzyć się z murem niemocy i bezpiecznie przeczekać chudsze miesiące warto przygotować się finansowo. Rozpoczynając własny biznes dowiadywałam się o możliwości uzyskania wsparcia finansowego, które pozwolą mi wystartować bez wstydu, nieprzespanych nocy i konieczności odsprzedania nerki za licencję programu do projektowania. I przyznam szczerze, że była to droga przez mękę. Może dlatego, że moje zdolności rozmawiania z paniami w urzędzie kończą się w momencie trzeciego poirytowanego moimi pytaniami mlaśnięcia. Ale ponieważ ominęło mnie becikowe, a na program 500+ nie zasłużyłam, postanowiłam chociaż w temacie swojej firmy zawalczyć nieśmiało o zwrot moich podatków w formie dofinansowania. W tym celu dotarłam do końca Internetu, aby dowiedzieć się, że:

  1. Można starać się o bezzwrotną dotację z funduszy Unii Europejskiej, w wysokości około 40 tys zł (więcej o tym tu -> KLIK)
  2. Można starać się o wsparcie finansowe z Urzędu Pracy, w wysokości około 20 tys zł (więcej o tym tu -> KLIK)
  3. Można wziąć niskooprocentowany kredyt na rozwój firmy, w wysokości około 80 tys zł (więcej o tym tu -> KLIK)

Ten ogrom możliwości skłonił mnie do zgłębienia tematu i uzyskania informacji u źródła (czyt. pani w urzędzie), w konsekwencji czego dowiedziałam się, że:

  1. Dobrze by było, gdybym była bezrobotna co najmniej od 92′
  2. Idealnie gdybym zbliżała się do wieku emerytalnego
  3. Miałabym dużo szczęścia, jeśli akurat trwałby nabór wniosków, bo kiedy on będzie to nawet pani z urzędu nie wie (a ona wie wszystko)
  4. Dobrze gdybym poczekała z pół roku, bo wtedy być może (ale tego pani nie wie) będzie większa pula środków do rozdania
  5. Jeśli nie mam szczegółowego biznes planu, który swoją innowacyjnością zawstydziłby Marka Zuckerberga, to moje szanse są raczej mizerne
  6. Jeśli jestem młoda, zdrowa, pracowałam na etacie, mam wolny zawód i chęci do działania to miałabym większe szansę wygrać w lotka niż dostać dotację
  7. Panie w urzędzie tracą cierpliwość po 6 minutach, co i tak jest lepszym wynikiem niż moją odporność na odpowiedzi typu “nie wiem”, “nie to okienko”, “proszę wziąć numerek i czekać”

W związku z kapitulacją w walce o moje odkładane przez 10 lat do budżetu państwa pieniądze, wywiesiłam białą flagę, trzasnęłam obrotowymi drzwiami w UP, poprawiłam koronę i oznajmiłam najbliższym, że:

  1. Na kolację jest homar z kaszotto, a od jutra gryziemy tynk ze ściany, bo wszystkie oszczędności ładuję w firmę
  2. Jak się nie uda to pójdę pracować w urzędzie, bo to jest najlepsza robota na świecie

Aby, nie było tak strasznie to muszę przyznać, że znam przypadki osób, którym udało się uzyskać dofinansowanie do własnej działalności. Nie zniechęcajcie się do próbowania i skorzystania z tej możliwości i dowiedzcie się jak to wygląda w Waszych miejscowościach. Wierzę, że będziecie mieli więcej szczęścia niż ja, bo mniej już się nie da. Dla innowacyjnych i pomysłowych działalności pozostaje jeszcze możliwość wsparcia przez własnego, prywatnego Anioła Biznesu (więcej o tym tu -> KLIK)

Ile kosztuje uruchomienie i rozwój biura projektowego?

A więc porozmawiajmy o pieniądzach i konkretach: ile kosztuje założenie i miesięczne prowadzenie własnego biura projektowego. I żeby była pełna jasność- mówię o jednoosobowych firmach, które stawiają swoje pierwsze kroki i jedyne o czym marzą to wyjść na plus i znaleźć się ze swoją realizacją na jakiejś ładnej okładce.

Zacznijmy zatem od początku. Są pewne nieuniknione jak katar w listopadzie opłaty, które należy przewidzieć zakładając własne biuro projektowe:

  1. Założenie własnej działalności- 0 zł (słownie zero złotych, nic, null)- pamiętajcie o tym, że wpis do CEIDG nic was nie kosztuje. NIGDY i w żadnym wypadku. Nie dajcie się nabrać na fikcyjne i oszukańcze pisma, które przyjdą do Was kilka dni po wpisie do rejestru- to zwykli naciągacze i wyłudzacze.
  2. Założenie konta bankowego- 0 zł – 15 zł/mc – jeśli chcecie posiadać (nie musicie) osobne firmowe konto, to szczerze Was do tego namawiam. Darmowych kont firmowych szukajcie w dobrych bankach i najlepiej w tych, w których macie swoje konto prywatne. Dzięki temu pieniądze szybko pojawia się na rachunku, jeśli będziecie chcieli się dofinansować.
  3. Składki do ZUS- od ok. 500 zł do ok. 1200 zł/ mc–  na pewno orientujecie się, że w przypadku pierwszej działalności przez  24 miesiące obowiązują preferencyjne składki ZUS i mimo kilku zmiennych kształtują się w okolicach 500 zł. Po dwóch latach ten miesięczny koszt jest ponad dwa razy wyższy. To boli.
  4. Podatek dochodowy- od 0 zł do “sky is the limit” /mc. Na początku prowadzenia działalności należy podjąć decyzję o formie opodatkowania. W telegraficznym skrócie jest to: podatek dochodowy na zasadach ogólnych (18% lub 32%), podatek liniowy (19%), ryczałt lub karta podatkowa. W wyborze pomoże Wam księgowa lub ten artykuł (KLIK). Niezależnie jednak o rodzaju podatku, obowiązek jego opłacenia w US prędzej czy później będzie Was dotyczył. Jest to oczywiście konsekwencja zarobienia pieniędzy, więc można to traktować jak dobry znak.
  5. Kasa fiskalna- od 1100 zł Przyznam szczerze, że konieczność zakupienia kasy fiskalnej po dwóch miesiącach prowadzenia działalności była dla mnie zaskakująca. Wiedziałam o tym, że obowiązek jej zakupu pojawia się, kiedy obrót przekroczy 20 tys zł. Jednak nie byłam świadoma, że te 20 tys zł dzieli się proporcjonalnie na 12 miesięcy w roku, więc przekroczenie tego progu nie jest trudne. Ważna jest również informacja, że zakup kasy fiskalnej dotyczy głównie przedsiębiorców, którzy wykonują zlecenia na rzecz osób fizycznych (prywatnych) a nie firm- co w przypadku projektowanie wnętrz jest dość częstym zjawiskiem. Pocieszające jest to, że można ubiegać się o częściowy zwrot pieniędzy za zakup kasy fiskalnej.
  6. Księgowość – około 300 zł/mc Kwestie księgowo-rachunkowe to jest coś co mnie autentycznie przytłacza. Mam nieopisane szczęście posiadania swojej księgowej w osobie mojej rodzicielki, ale nawet dzieciństwo spędzone wśród faktur i kalkulatorów nie było w stanie oswoić mnie z tą czarną magią. Kiedy moja mama zaczyna mówić do mnie o podatku, fakturach, zwrotach, rozliczeniach  i sprawozdaniach  mój mózg wyłącza się zanim dokończy pierwsze zdanie.

Ponadto z ważnych i czasem dość bolesnych wydatków, należy wziąć pod uwagę (o większości z nich pisałam w poprzedniej części serii):

  1. Wynajęcie biura – od 300 zł do około 2000 zł/mc Posiadanie biura na początku działalności nie jest jakąś palącą koniecznością i z powodzeniem można uprawiać tak zwany home office (o tym jak się to niego przygotować, pisałam we wpisie “Home office- jak przygotować się do pracy w domu?“). Jeśli jednak zapragniemy wznieść nasz biznes na wyższy poziom lub po prostu wyjść do ludzi, wynajem biura może okazać się niezbędny. Warto wtedy zastanowić się również na tańszą alternatywą, która nazywa się coworking, a o której pisałam jakiś czas temu we wpisie “Coworking dla architekta”.
  2. Telefon komórkowy – około 100 zł/mc 
  3. Założenie strony www- około 3000 zł + roczny hosting około 150 zł/rok
  4. Druk wizytówek- około 300 zł
  5. Pieczątka – około 70 zł
  6. Zakup komputera wraz z oprogramowaniem – około 6000 zł O ile można pominąć posiadanie biura czy strony www na początku własnej działalności, o tyle praca bez komputera jest dość problematyczna. I to musi być przyzwoity, dobry, szybki sprzęt, który nie powoduję przyspieszonego bicia serca po nieoczekiwanym blue screenie.
  7. Zakup drukarki- około 600 zł Używam bardzo przyzwoitej drukarki firmy Brother, która drukuje również w formacie A3, skanuje, kseruje i mówi, że ładnie dziś wyglądam.
  8. Licencja programu do projektowania- 0 zł- 20 tys zł. Wybór programu do projektowania jest najważniejszą decyzją jaką przyjdzie Ci podjąć rozpoczynając własną działalność. Na rynku dostępnych jest wiele “kombajnów”, dzięki którym można wykonać fotorealistyczne wizualizacje, które wyglądają jak zdjęcie. Należy jednak posiadać duże umiejętności, aby wykorzystać ich pełne możliwości oraz dysponować niemała gotówką, aby wykupić (a później odnawiać) licencję na ich użytkowanie. Uważam, że tworzenie takich wizualizacji należy zostawić grafikom, a w codziennej pracy z klientem lepiej skupić się na uzgodnieniach, tworzeniach dokumentacji, dogadywania detali i nadzorowaniem realizacji. Jeśli więc śledzisz moją stronę na Facebooku lub profil na Instragramie to wiesz, że odkąd zaczęłam prowadzić własną firmę z wzajemnością pokochałam program pCon Planner. Szerzej o jego możliwościach pisałam we wpisie “pCon Planner- kompletny, prosty i darmowy program do projektowania wnętrz”. Jego największą zaletą jest kompatybilność z wieloma modelami 3D, możliwość otwierania plików o różnych rozszerzeniach, intuicyjna obsługa, tworzenie wizualizacji, które w 99% zaspokajają moje wymagania i fakt, że to jedyny tak profesjonalny i kompletnie darmowy program. Te kilka (-naście) tysięcy złotych, które dzięki temu zaoszczędziłam pozwoliły mi na inne inwestycje w rozwój firmy, które faktycznie na siebie zarabiają a nie są niepotrzebnym wydatkiem. Poza tym święty spokój pracowania na legalnym oprogramowaniu zamiast na pirackich czy edukacyjnych wersjach tych bardziej popularnych programów, jest dla mnie bezcenny.
  9. Artykuły biurowe (teczki, koperty, koszulki, papier, długopisy itp.)- około 300 zł
  10. Program do fakturowania- 0 zł dostępnych jest wiele darmowych i (na potrzeby początkujących przedsiębiorców) wystarczających platform do wystawiania faktur. Jeśli zatrudnisz księgową, to reszta płatnych funkcji nie jest Ci do niczego potrzebna

Sposób na legalną firmę bez opłacania ZUS-u i zakładania własnej działalności?

Czy legalne prowadzenie pracowni projektowej bez opłacania co miesiąc ZUSu i podatku dochodowego? Czy można wystawiać faktury, mieć wsparcie księgowości, prawników i uczestniczyć w darmowych szkoleniach? I w końcu czy można zminimalizować koszt wynajęcia biurka do 150 zł za miesiąc? Okazuje się, że można! I bardzo żałuję, że nie wpadłam na to zanim założyłam własną działalność.

Jeśli do tej pory nie słyszeliście o Akademickich Inkubatorach Przedsiębiorczości (KLIK) to musicie koniecznie to nadrobić. To inicjatywa trzech młodych mężczyzn, którzy stworzyli przestrzeń dla nowych przedsiębiorców do rozwijania własnej firmy bez opłacania składek ZUS i minimalizując biurokrację. Na czym polega prowadzenie biznesu w ramach Inkubatorów? To proste!:

  1. Zakładasz konto w AIP w ciągu 10 minut i możesz zacząć legalnie prowadzić swój biznes
  2. Nie musisz zakładać działalności gospodarczej, opłacać ZUSu i comiesięcznego podatku dochodowego
  3. Inkubator “użycza” osobowość prawną, dzięki czemu możesz wystawiać faktury. Jedyną różnicą w stosunku do własnej działalności są dane AIP na tym dokumencie
  4. Słowo “akademicki” w nazwie inkubatora jest mylące, bo nie dotyczy jedynie studentów. Nie ma żadnych ograniczeń wiekowych, płciowych, zawodowych. Z AIP może korzystać każdy.
  5. W ramach AIP otrzymujesz swoje indywidualne konto bankowe, na które wpływają pieniądze od kontrahentów. Możesz z niego dowolnie korzystać, opłacać faktury, płacić wykonawcom, gromadzić środki na czarną godzinę. Dopóki nie wypłacasz pieniędzy na swoje prywatne konto, nie płacisz podatku dochodowego. CU-DOW-NE!
  6. Nie płacisz comiesięcznej składki ZUS jeśli jesteś studentem i nie skończyłeś 26 lat lub w ramach swojej działalności tworzysz dzieło. A w przypadku architektów wnętrz projekt zawsze jest dziełem.
  7. Możesz rozwiązać umowę z AIP z miesięcznym wyprzedzeniem i w dowolnej chwili rozpocząć inny rodzaj działalności
  8. W ramach jednej comiesięcznej opłaty (300 zł netto) masz dostęp do bezpłatnych szkoleń, które organizuje AIP, wsparcia i rozliczeń miłych księgowych, pomocy w aspektach prawnych umów, zniżek na usługi medyczne i inne ciekawe bonusy
  9. AIP prowadzone są w 24 miastach Polski i posiada 50 placówek, w których można za niewielką miesięczną opłatą (150 zł netto) wynająć przestrzeń coworkingową i dostęp do sal konferencyjnych
  10. AIP pomaga również rozwinąć Twój biznes, dzięki szkoleniom i indywidualnym konsultacjom. Czego chcieć więcej?

Na informację o AIP trafiłam po tym jak założyłam własną działalność. Dziś wiedząc, że jest taka możliwość na pewno nie zdecydowałabym się na wchodzenie w biurokrację. Przynajmniej do momentu aż byłoby to faktycznie niezbędne. Choć prowadzenie legalnego biznesu bez ZUSu i papierologii wydaję się czymś mocno podejrzanym i nawet mi na początku ciężko było w to uwierzyć to jedna z czytelniczek bloga – Magdalena Sobczyńska, podzieliła się ze mną swoim 1,5 rocznym doświadczeniem prowadzenia biura projektowego w ramach AIP. Nawet mimo kilku ograniczeń to nadal brzmi świetnie:

“Niezaprzeczalnym plusem jest możliwość rozpoczęcia działalności tu i teraz, bez wielkich zobowiązań finansowych ani długoterminowych umów, odwiedzania urzędów itp. Umowę podpisuje się w 10 minut i zaraz potem można już wystawiać faktury. Nabieramy wiarygodności wśród kontrahentów, którzy do tej pory musieli wystawiać nam PIT i męczyć się z umowami o dzieło. Plusem niewątpliwie jest także możliwość pracy w przestrzeni coworkingowej, która dostępna jest w punktach w całej Polsce. AIP daje możliwość skorzystania z pomocy mentoringowej tj. można przedyskutować nasz pomysł na biznes z ludźmi doświadczonymi w branży. Tu od razu pojawia sie problem- artystów w AIP jest stosunkowo mało, architektów prawie wcale, co z pewnością trzeba podkreślić, bo odbija się to na braku w zasadzie możliwości pomocy ze strony AIP w prowadzeniu pracowni architektonicznej. Poza tym- AIP organizuje spotkania networkingowe, co akurat jest bardzo fajne, można poznać ludzi z innych branż i zareklamować siebie i swoje usługi praktycznie bez konkurencji.

Minusy- tych niestety dostrzegam coraz więcej. W styczniu miałam wraz ze wspólnikiem długą trasę objazdowa po Polsce- 3500 km, mnóstwo noclegów, mnóstwo biznesowych spotkań. Niestety AIP daje możliwość rozliczenia tylko jednego wyjazdu miesięcznie do jednego miasta. W związku z tym, musieliśmy z kontrahentem kombinować jak ominąć wadliwy system AIP. Poza tym- nie można rozliczać kosztów reprezentacji czyli wszystkie szkolenia, konferencje, studia kierunkowe i inne istotne dla rozwoju osobistego.

Aha i jeszcze o zaletach: Widzimy się z ludźmi! Czasem prowadząc małą pracownie można naprawdę zapomnieć o konieczności promocji i konieczności współistnienia w społeczeństwie. I nie wiem czy wspominałam, ale dziewczyny w księgowości to złote kobiety, naprawdę nie raz potrafiły doradzić jak ogarnąć sprawy wypłat, opłat, transferów itp.”

Mnie nie trzeba już przekonywać.

A więcej o AIP poczytacie tu -> KLIK

Z jakimi problemami spotkaliście się w trakcie zakładania własnej działalności? Co Was najbardziej zaskoczyło? Albo czego obawiacie się planując swój pierwszy biznes?

You may also like

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

  • A ja ciekawa jestem jak rozwiązują problem spotkań z klientami projektanci pracujący w tzw home office? Często klienci widząc stronę biura projektowego spodziewają się, że biuro ma równie atrakcyjną siedzibę i są nieco zdziwieni, a nawet rozczarowani kiedy proponuje się im spotkanie zamiast w biurze to np. w kawiarni…

    • Co jest złego w spotkaniach w kawiarniach? Czy klienci faktycznie oczekują fajnego, designerskiego biura w centrum miasta? Co na tym realnie zyskują, oprócz poczucia prestiżu? Ja bym wolała, żeby do to mnie ktoś dojechał, albo żeby mógł się spotkać w okolicy gdzie mieszkam niż przeciskać się w korkach do centrum i pól godziny szukać miejsca parkingowego. Poza tym te spotkania najczęściej odbywają się na budowie, w mieszkaniu lub w domu, które będzie aranżowane, bo wtedy najłatwiej opowiedzieć o wymaganiach, ograniczeniach i zagrożeniach. A na kawę zawsze można wyskoczyć gdzieś obok.

      • Ja nie mówię, że jest coś w tym złego, sama tak spotykam się z klientami. Ale spotkałam się z rożnymi reakcjami. Jeden klient zrezygnował z projektu jak dowiedział się, że nie mam biura i odwołał spotkanie u niego na budowie! Wyprowadziłam się z dużego miasta, gdzie nikogo to nie dziwiło, do mniejszego i tutaj klienci różnie to przyjmują zwłaszcza Ci starszej daty… Nie zdają sobie sprawy z tego, że gdybym utrzymywała super odwalone biuro to ceny musiały by być 2 krotnie wyższe. Dlatego pytam czy ktoś wymyślił jakaś fajną alternatywę. Nie zawsze jest możliwość spotkania na budowie zwłaszcza,np gdy ktoś oczekuje dopiero na odbiór mieszkania od dewelopera, a chce wcześniej omówić swoje oczekiwania itd.

        PS. w moim mieście udało się zdobyć dotację na rozpoczęcie działalności ale nie obyło się to bez zszarganych nerwów…

  • Ciekawa alternatywa te AIP-y ja tez byłam przekonana, że one głównie dla młodzieży. A Twoje poczucie humoru uwielbiam i jakbyś poszukiwała kogoś do współpracy np. przy wizkach – jestem chętna! ( bo znajduję w Tobie pokrewną duszę) :)

  • Ja nie twierdzę, że to jest niemożliwe- mówię, że u mnie to był problem, bo starałam się o to na koniec roku, gdy pieniędzy już nie było i Pani kazała czekać do marca. A mi się po prostu nie opłacało czekać. Ale jak ktoś ma czas i szczęście to na pewno się da. Oczywiście zaraz po tym jak przejdzie weryfikacje wniosku i otrzyma maksymalną ilość punktów, przy założeniu że chętnych jest mniej niż dziesięciu na jedno miejsce.