Projekt wlecze się i dłuży? Sprawdź jak w 5 krokach usprawnić i przyspieszyć pracę nad nim.

Projekt wlecze się i dłuży? Sprawdź jak w 5 krokach usprawnić i przyspieszyć pracę nad nim.

„Aby zrozumieć dlaczego projektowanie zajmuje tyle czasu, należy zdać sobie sprawę, że każdy, absolutnie każdy projekt jest nowym, unikalnym i niepowtarzalnym dziełem. Tak jak każdy kolejny inwestor jest zupełnie wyjątkowym wyzwaniem dla architekta. I mimo, iż każde mieszkanie da się zaprojektować na tysiąc rożnych sposobów, to dla jego właściciela istnieje tylko jedna właściwa kombinacja. Zadaniem projektanta jest ją znaleźć, a w zasadzie stworzyć. Zaczynając od pustego planu mieszkania należy przejść przez te kolejne etapy, aby na końcu zobaczyć wymarzony efekt. Czy da się to zrobić w trzy tygodnie?” Ten fragment tekstu z mojego wpisu Jak przebiega i ile trwa projekt aranżacji wnętrz? I dlaczego tak długo?” nie przestał być aktualny mimo upływu lat od jego publikacji. Wciąż trafiają do mnie zapytania o projekty dla mieszkań, które zostały już odebrane lub ekipa czeka w drzwiach na przekazanie kluczy. Wciąż wielu klientów dziwi się, że projekt ich 50 metrowego mieszkania będzie trwać minimum 3 miesiące. I mimo, iż rozumiem, że wielu inwestorom zależy na czasie, że mają podwójne opłaty, że nie mogą doczekać się wprowadzenia do nowego mieszkania, to za każdym razem powtarzam, że pośpiech w projektowaniu wnętrz jest kiepskim doradcą. Z pośpiechu i presji czasu wynika wiele błędów projektowych, nieprzemyślanych decyzji, złych założeń czy niedogadanych detali. W rezultacie otrzymujemy mieszkanie wykończone naprędce, niedokładnie, z użyciem materiałów, które akurat były dostępne i rozwiązań, które jako pierwsze przyszły do głowy. W trakcie mieszkania okazuje się, że to nie działa, tu przydałoby się gniazdko, te płytki to jednak nie za bardzo, a szafa mimo iż duża, to niezbyt pakowna. W perspektywie mieszkania przez kolejne 15 lat w takim standardzie, poświęcenie dodatkowe miesiąca czy dwóch na przygotowanie porządnej dokumentacji, przemyślanie i przegadania każdego elementu i zaplanowaniu prac w czasie, nie wydaje się być znaczącym opóźnieniem, a pozwala w pełni cieszyć się nowym mieszkaniem po jego wykończeniu.

Czasem jednak zdarzają się sytuacje kiedy prace projektowe wleką się niemożliwie i zamiast trwać 4 miesiące, wydłużają się o kolejne. Dzieje się tak z wielu powodów. Najczęściej przyczyną jest opieszała decyzyjność, brak kontaktu z inwestorem, kolejne zmiany do wizualizacji czy słaba komunikacja. Zdarza się i to wcale nierzadko, że pewne prace mogłyby trwać krócej, ale kuleje organizacja pracy czy jej efektywność. Planowanie i szukanie rozwiązań na oszczędzanie czasu zawsze było moim konikiem. Lubię zapisywać zadania do wykonania, podsumowywać to co do tej pory zrobiłam i planować to co jeszcze przede mną. Daje mi to poczucie kontroli nad zawodowymi zobowiązaniami, pozwala kierować pracą zespołu i ułatwia ogarnąć życie prywatne. A ponieważ tego czasu ciągle nam brakuje to pomyślałam, że podzielę się z Wami moimi sposobami na przyspieszenie i usprawnienie procesu projektowego. I jak pomyślałam, tak też zrobiłam :)

1. STWÓRZ SZABLON

Na wstępnie wspomniałam, że każdy projekt jest nowym dziełem, indywidualnym tworem dopasowanym do potrzeb konkretnego klienta. I jeśli nie specjalizujemy się w sprzedaży gotowych, masowych projektów to mogłoby się wydawać, że w indywidualnym projektowaniu nie ma miejsca na szablony. Nic bardziej mylnego. W procesie projektowym istnieją elementy, które są w większości powtarzalne lub występują na tyle często, że można dla nich stworzyć pewne standardy. Choć początkowo wymaga to czasu, to warto go poświęcić, aby w dalszej perspektywie sporo na tym oszczędzić. Szukając powtarzalnych czynności należy prześledzić cały proces projektowy i wyłapać te momenty, które da się usprawnić. Na moim przykładzie podam Wam te, które u mnie są w pewnym stopniu automatyzowane:

  • Wysyłanie oferty projektowej- codziennie otrzymuje kilka zapytań o projekt. W mojej ofercie są trzy typy projektów (zmiany deweloperskie, projekt podstawowy, projekt kompleksowy). Ponadto wykonuje też projekty z nadzorem oraz projekty pojedynczych pomieszczeń. Aby wysłać zapytanie o projekt przez stronę klient musi wybrać wariant, który mu odpowiada. Dzięki temu już na etapie zapytania, wiem jaka oferta będzie właściwa. Staram się bardzo dokładnie opisać zakres współpracy, kolejne kroki projektowania, terminy, cenę itp. Aby ułatwić i przyspieszyć odpowiadanie na zapytania przygotowałam szablony ofert dla różnych wariantów, które delikatnie modyfikuje w zależności od pytań. Dzięki temu moi potencjalni klienci otrzymują komplet informacji, a ja nie tracę czasu na pisanie tego samego wciąż na nowo.
  • Pytania o potrzeby- każdy projekt rozpoczynam od bardzo szczegółowej rozmowy na temat wymagań klientów. Aby ułatwić sobie ten etap i o niczym nie zapomnieć przygotowałam arkusz z listą pytań.
  • Szablon projektów- ponieważ niedawno nasz zespół projektowy powiększył się o kolejną osobę, ważne jest dla mnie, abyśmy wszystkie pracowały na tych samym szablonach projektów. Pozwala to ujednolicić dokumentacje techniczną, co jest ważne we współpracy z wykonawcami.
  • Szablon kosztorysu- taka sama sytuacja jak wyżej ma miejsce przy tworzeniu kosztorysu. Pracujemy na jednym szablonie, który zawiera wszystkie prace wykończeniowe, materiały, meble i wyposażenie konieczne do realizacji projektu. Dzięki temu oszczędzamy sporo czasu szukając informacji na temat ceny robocizny czy chemii budowlanej.
  • Komunikaty- w komunikacji z klientem, dostawcą czy wykonawcą wspieramy się komunikatami, które są powtarzalne w wielu sytuacjach, dzięki temu zachowujemy spójność przekazu i nie musimy za każdym razem zastanawiać się jak ubrać w słowa ważne informacje, aby być zrozumianym i uzyskać konkretną odpowiedź.

2. ZAPLANUJ CAŁY PROCES

Projekty są różne i różny jest czas ich realizacji. Ale są pewne etapy, które są wspólne dla nich wszystkich. Aby lepiej zapanować nad projektowych chaosem i móc kontrolować postęp prac, warto prześledzić czas i sposób w jaki pracujemy. Ja wspieram się tabelą, którą widzicie poniżej. Mimo, że może wydawać się bardzo skomplikowana, to w prosty, kolorowy sposób pokazuje, które etapy projektu (inwentaryzacja, wytyczne, koncepcje, wizualizacje, kosztorys itp.) powinny być wykonane w terminie gwarantujący sprawne zakończenie prac. Więcej na temat mojego harmonogramu napiszę wkrótce, ale chciałabym, abyście zrobili podsumowanie tego jak przebiega u Was współpraca z klientem. Jestem pewna, że zauważycie, że podobne czynności jak wykonanie wizualizacji łazienki czy salonu zajmują Wam podobny czas niezależnie od metrażu mieszkania. Poskładanie tych elementów w harmonogram będzie dzięki temu łatwiejsze, a wy z większą skutecznością będzie mogli reagować kiedy pojawi się jakieś opóźnienie. 

3. KOMUNIKUJ SIĘ ZWIĘŹLE

Mamy tendencje do rozwlekłego pisania prostych komunikatów. Zamiast napisać wprost o naszych oczekiwaniach poświęcamy mnóstwo czasu na ubieranie w słowa rzeczy oczywistych. W rezultacie piszemy treści, które w 20% stanowią konkret, a pozostała część to czyste słowotwórstwo. Oczywiście czasem istnieje potrzeba szerszego opisania problemu, rozwiązania czy pomysłu w projekcie. Ale pisanie długiego elaboratu na temat wizji projektanta to nie jest najbardziej efektywne rozwiązanie i zabiera sporo czasu z dnia pracy. Dużo lepszym pomysłem jest wypisanie sobie najważniejszych zagadnień, umówienie się z klientem na rozmowę telefoniczną o wyznaczonej porze, omówienie pomysłów i problemów, a następnie sporządzenie z niej krótkiej notatki. Mówiąc o krótkiej notatce mam tu na myśli wypunktowane wnioski i decyzje jakie zapadły podczas rozmowy, a nie powtórne opisywanie argumentów i powodów. Poświęcenie kilkunastu minut na rozmowę telefoniczną przynosi szybsze rezultaty niż wymienianie się kilkunastoma wiadomościami. Dzięki temu uzyskasz szybsze i konkretne decyzje, nie czekając aż klient znajdzie czas, aby je opisać.

4. KORZYSTAJ Z TECHNOLOGII

W dzisiejszych czasach istnieje wiele sposobów na usprawnienie pracy za pomocą technologii. Aktualnie w pracy nad projektami bardzo pomaga mi platforma www.cudo.co, o której baaardzo obszernie pisałam ponad 3 lata temu we wpisie „Cudo.co- rewelacyjna platforma do kontaktu z klientem” oraz tu Cudo.co- opinia i recenzja z użytkowania platformy dla architektów wnętrz„. Od tego czasu nic się nie zmieniło w moim zamiłowaniu i nadal nie wyobrażam sobie przeprowadzenia procesu projektowego bez jej pomocy. Jeśli Twoim problem jest obszerna komunikacja mailowa w sprawie projektu, gubienie ważnych informacji, chaos w notatkach i zapchana skrzynka pocztowa, to cudo.co jest dla Ciebie świetnym rozwiązaniem. 

Drugim moim odkryciem są opisywane we wpisie Czy projektowanie wnętrz może być niebezpieczne? Wygoda i design w pracy architekta.” akcesoria komputerowe firmy Logitech. Aktualnie używam myszki MX Master 3, w której wciąż odkrywam nowe funkcję oraz klawiatury MX Keys, która jest najsolidniejszą klawiaturą jaką miałam do tej pory. 

Oba te urządzenia zachwycają nie tylko wyglądem i wykonaniem, ale przede wszystkim funkcjonalnością. Możecie zastanawiać się co oprócz sterowania kursorem potrafi to niewielkie urządzenie. Śpieszę wyjaśnić i obiecują, że będzie zdziwieni :)

  • W naszym biurze stał komputer stacjonarny, który służył nam do przetwarzania wszystkich wizualizacji. Przed ustawieniem renderów musiałyśmy ustawić światła, poprawić tekstury czy sprawdzić widoki kamery. Bez myszki ani rusz. Notorycznie łapałam więc pierwszą, która leżała obok komputera i zawsze okazywało się, że to nie ta podpięta z naszym PC. Zanim się zorientowałam, to zdążyłam włączyć kilka plików na laptopie obok. No to teraz się to zmieni. Dzięki myszce Logitech istnieje możliwość obsługiwania 3 komputerów bez konieczności przepinania kabli czy USB. Wszystkie komputery obsługujące Bluetooth bez problemu połączą się z MX Master, a przełączanie odbywa się jednym przyciskiem na spodzie myszki. Zapomnij zatem o konieczności kupowania oddzielnego sprzętu do każdego laptopa czy PC, na którym pracujesz. Teraz wystarczy jedna myszka, aby obsłużyć je wszystkie.

  • Tę samą funkcjonalność posiada też klawiatura MX Keys, więc możesz jej używać nie tylko do obsługi PC, ale również laptopa. Jeśli chcesz postawić laptopa na podstawce, aby monitor mieć bezpośrednio przed sobą i nie nadwyrężać odcinka szyjnego przez ciągłe pochylenie głowy, to bezprzewodowa klawiatura rozwiąże problem z jego obsługą. Wystarczy jedno urządzenie na biurku, aby naprzemienne używać obu komputerów.

  • Ok, jeśli uważasz, że obsługiwanie trzech komputerów jednym urządzeniem to mało to co powiesz na to, że dzięki myszce możesz kopiować pliki między nimi? Tak, pliki! Teksty, zdjęcia, foldery… Nie musisz już wysyłać sobie na maila załączników z ważnymi informacjami. Nie musisz umieszczać ich w chmurze, aby pobrać na innym komputerze. Wystarczy, że przekopiujesz je za pomocą myszki na jednym urządzeniu i wkleisz za jej pomocą na drugim. To dziecinnie łatwe i przede wszystkim oszczędza duuuużo czasu i zachodu. Nie wierzysz? Zajrzyj tu: Jak działa przenoszenie plików za pomocą myszki?

  • Jakby tego było mało to mysz posiada wiele przydatnych przycisków, których raczej nie uświadczysz w standardowych urządzeniach . Chcesz, aby kółko płynnie przewijało tekst? Bardzo proszę, jest taka możliwość. Przycisk Dalej i Wstecz chcesz mieć po ręką? Nic prostszego, jest wbudowany zaraz obok kciuka. Jest tez drugie kółko, dzięki któremu możesz przewijać pliki również w poziomie. Przyda da się szczególnie do przeglądania dużych projektów i kosztorysów, w Wordzie powiększy stronę, a w PS zmieni rozmiar pędzla.

  • Ale najlepsze zostawiłam na koniec i jest to coś co faktycznie usprawnia pracę nad projektem niezależnie od programu w jakim tworzysz. Jest to jedyna mysz jaką znam, która posiada możliwość ustawienie dodatkowych funkcji. Do urządzenia dedykowana jest aplikacja, dzięki której możesz na przykład nadać nowe zadanie przyciskom „Wstecz/Dalej”, aby w Photoshopie przełączać się między warstwami. Mnogość możliwości sprawia, że wiele zadań da radę wykonać jedną ręką za pomocą myszy bez konieczności używania klawiatury, a drugą popijać ulubioną kawkę :)

5. WYZNACZAJ LIMITY

Najczęstszą przyczyną nieefektywnej pracy jest branie na siebie zbyt wielu zobowiązań. Oczywiście trudno wyobrazić sobie prowadzenie biznesu bez nowych zleceń i klientów, ale każda nawet największa firma ma swoje ograniczenia. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, do tego jesteś mamą małego człowieka, to wiesz, że niespodziewana choroba dziecka może zniweczyć większość planów. Nakładanie na siebie trudnych do zrealizowania zadań, terminów i zobowiązań potęguje zmęczenie i frustracje, nie mówiąc już o tym, że obniża jakość projektów. Takie zarządzanie swoim czasem pracy na dłuższą metę przynosi jedynie wypalenie zawodowe i brak twórczego, kreatywnego myślenia, które jest niezbędne w pracy architekta. We wpisie Śmierć architekta- jak pokonać kryzys twórczy? dokładniej opisałam moje sposoby na walkę z twórczą niemocą. Dziś wiem, że dwanaście to optymalna ilość projektów, nad którymi pracujemy w ciągu miesiąca. Pozwala to uzyskać przychody na odpowiednim poziomie oraz czas i przestrzeń do tworzenia ciekawych rozwiązań. Określenie takiego limitu pozwala łatwiej decydować o podjęciu kolejnych zleceń lub wyznaczeniu realnego terminu rozpoczęcia współpracy. Zdarzają się sytuacje, że trzeba na nią poczekać nawet dwa czy trzy miesiące i dla części klientów, którym się spieszy jest to spora przeszkoda. Niestety w takiej sytuacji pozostaje poszukanie biura w bardziej dostępnymi terminami, ponieważ priorytetem jest dla mnie skupienie się na toczących się projektach i zakończenie ich w wyznaczonym czasie. Dając sobie możliwość pracy we własnym, komfortowym tempie gwarantuje moim klientom sprawniejszą pracę nad ich mieszkaniem, bardziej kreatywne pomysły i szybszą realizacje, nawet jeśli oznacza to odmowę wzięcia dodatkowego zlecenia. Święty spokój jest dla mnie bezcenny :)

 

A jakie są Wasze sposoby na przyspieszenie projektu? Macie jakieś sprawdzone metody, które pozwalają Wam sprawnie pchać go do przodu? A może jest coś co skutecznie Wam to utrudnia?


JEŚLI PODOBAŁ CI SIĘ TEN POST, UWAŻASZ ŻE BYŁ PRZYDATNY, ZABAWNY LUB WARTOŚCIOWY- PODZIEL SIĘ SWOJĄ OPINIĄ W KOMENTARZU I UDOSTĘPNIJ GO SWOIM ZNAJOMYM. NIECH IDZIE W ŚWIAT I ŚCIĄGNIE TU WIĘCEJ FAJNYCH LUDZI. DZIĘKI!

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *